W miejscu, gdzie każdego dnia tworzone są coraz to nowe dokumenty, ważne jest, aby utrzymywać je w należytym porządku. Jak wiadomo każdy rodzaj dokumentacji, czy to w dużych firmach, biurach, sekretariatach szkolnych bądź archiwach podlega określonym zasadom przechowywania. Dlatego tak ważna jest odpowiednia archiwizacja danych, by nie zagubić się wśród stosu papierów.
Bezpieczna archiwizacja dokumentów
Aby dobrze zarchiwizować dokumenty potrzeba specjalistycznej wiedzy, która pozwoli odpowiednio posegregować i oznaczyć przechowywane akta. Firma EkoAkta, która od wielu lat skutecznie zajmuje się archiwizacją dokumentacji, bardzo rzeczowo podchodzi do każdego zlecenia, sumiennie i fachowo wykonując pracę. Dostosowując się do indywidualnych potrzeb klientów, firma EkoAkta realizuje wewnętrzne przepisy instrukcji kancelaryjnej zleceniodawcy, spełniając jednocześnie wszelkie standardy polityki RODO. Dlatego wrażliwe dane osobowe chronione są zgodnie z najnowszymi przepisami. Dysponujemy kadrą wykwalifikowanych pracowników, którzy posiadają odpowiednie kursy oraz niezbędne zaświadczenia i na bieżąco zapoznają się z najnowszymi przepisami. Dzięki nim archiwizacja akt przebiega sprawnie i szybko.
Etapowa i skuteczna archiwizacja dokumentacji
Archiwizacja dokumentów przebiega zgodnie z kilkoma etapami, które pozwalają na skuteczne uporządkowanie nawet ogromnej ilości danych:
- kwalifikowanie akt do odpowiedniej kategorii
- określenie grupy rzeczowej dla każdego dokumentu
- uporządkowanie według chronologii i tematyki
- oznakowanie akt
- określenie topografii dokumentów
- niszczenie wybrakowanych akt
- brakowanie akt
- archiwizacja
Tak przeprowadzona archiwizacja danych to nie tylko gwarancja przejrzystości, ale również zysk w postaci dodatkowego miejsca na półkach.
Archiwizacja akt – estetyka i porządek
Archiwizacja dokumentów przeprowadzona przez specjalistów EkoAkta to estetyczny porządek w postaci dokładnie opisanych segregatorów, pudełek archiwizacyjnych oraz teczek. Przebiegająca w ten sposób archiwizacja akt daje dostęp do papierowej i elektronicznej ewidencji zarchiwizowanych dokumentów. To niezwykle ważne w przypadku korzystania z archiwum- pracownicy nie muszą poświęcać czasu na żmudne poszukiwania dokumentów.
Dokonywana przez firmę archiwizacja dokumentacji dotyczy:
- dokumentów kadrowych
- dokumentów księgowych
- dokumentów technicznych
- dokumentów archiwalnych kat. A
- dokumentów niearchiwalnych kat. B
Tak przeprowadzona archiwizacja danych daje łatwy dostęp do odpowiednio zabezpieczonych dokumentów i poprawia efektywność oraz jakość pracy.
