Każdy dokument, który posiada dane osobowe klientów wymaga odpowiedniej utylizacji. Jest to przede wszystkim wyjaśnione w ustawie RODO. Chroni ona dane osobowe, które mogłyby być wykorzystane przez osoby trzecie. W jaki sposób zutylizować takie dokumenty? Eksperci odpowiadają.
Jak powinno przebiegać profesjonalne niszczenie dokumentacji?
Niszczenie dokumentacji w profesjonalny sposób zawsze powinny być przeprowadzane przez odpowiednie urządzenia. Tylko wtedy można będzie przede wszystkim zyskać pewność, że pozbyto się ich w sposób odpowiedni.
Niszczenie dokumentacji może zostać przeprowadzone na przykład za pomocą fachowych niszczarek. Powinny być to jednak sprzęty, które uznane są przez Unię Europejską jako rekomendowane do pozbywania się danych osobowych.
Niszczenie dokumentów zawsze powinno odbywać się pod nadzorem odpowiednich pracowników. To właśnie dzięki nim można sporządzić odpowiednie protokoły pozbycia się wrażliwych danych z umów.
Niszczenie dokumentów a firmy zewnętrzne
Niszczenie dokumentów może być przeprowadzone nie tylko w firmie, ale również poza nią. Wiele przedsiębiorstw współcześnie oferuje tego typu usługi po to, aby odciążyć placówki. Wówczas przedsiębiorca może zlecić te ważne zadanie innych fachowcom.
Takie firmy oferują na przykład niszczenie akt firmowych, które mogą być zgłoszone do utylizacji na przykład na skutek przedawnienia. Niektóre z nich pozostają w firmie jedynie przez kilka lat.
Bezpieczne niszczenie dokumentów w kontekście akt firmowych sprawia, że można między innymi pozbyć się nadmiaru dokumentacji w archiwach. Jest to ważne, aby można było sporządzić nowe. Skuteczne niszczenie dokumentów pomaga w zachowaniu lepszej organizacji.
Niszczenie akt zgodnie z RODO – jakie ma zalety?
Niszczenie akt zgodnie z RODO ma wiele różnorodnych zalet. Przede wszystkim należy wziąć pod uwagę fakt, że wykonuje się to w sposób profesjonalny oraz zgodny z prawem. W ten sposób przedsiębiorca może zabezpieczyć się przed jakimikolwiek konsekwencjami.
Dodatkowo klienci, którzy chcą skorzystać z określonych usług danej firmy, mogą mieć pewność, że ich dane są bezpieczne. Jest to bardzo ważne, szczególnie w dzisiejszych czasach. Firmy mogą zdobyć dzięki temu zaufanie klientów.
Niszczenie dokumentacji to również wiele innych usług takich jak:
- Niszczenie umów do każdej instytucji
- Niszczenie dysków twardych
- Niszczenie nośników danych
- Niszczenie produktów marketingowych
