Archiwizacja akt, stanowi obowiązek nie tylko właścicieli firm niepaństwowych, ale również państwowych. Wszelkie dokumenty powstające w czasie prowadzenia działalności gospodarczej, winny być w odpowiedni sposób przechowywane. Niemniej jednak poza kwestiami prawnymi, ważna jest także wydajność oraz wygoda pracy. Co ma do tego archiwizacja akt? Przede wszystkim to, że w takim wypadku łatwiej będzie nimi zarządzać. Niemniej jednak trzeba mieć również na względzie, iż tylko prawidłowe archiwizowanie akt może wpływać pozytywnie na wydajność w pracy.
W wypadku nieodpowiedniej organizacji co do przechowywania dokumentacji może dochodzić do odwrotnych skutków, jakimi będą chociażby spowolnienie pracy i mniejsza wydajność. To zaś może mieć związek przykładowo brakiem zadowolenia u klientów i problemami natury prawnej. A nawet i z utratą kontrahentów. Warto wówczas odpowiedzieć sobie na ważne pytanie, jak powinna wyglądać archiwizacja akt.
Podział dokumentów na kategorie
Archiwizacja akt, powinna obejmować właściwy podział dokumentów. Najważniejsze kategorie dokumentacji, to:
- dokumenty archiwalne (kategoria A) – dokumentacja, która musi być wieczyście przechowywana. Tyczy się to przede wszystkim różnego rodzaju dokumentacji sądowej, jak i dokumentacji stwierdzającej własność (np. akty notarialne). W tej kategorii znajduje się również ważna dokumentacja techniczna (np. projekty budowy, dokumenty geodezyjne). Dokumentację tego rodzaju wytwarza się przede wszystkim w jednostkach, które zostały objęte archiwalnym nadzorem,
- dokumenty niearchiwalne (kategoria B) – dokumentacja z określonym terminem przechowywania. Czas, przez który mogą być przechowywane dokumenty nierzadko określony jest przez przepisy. Przykład stanowi tutaj dokumentacja księgowa, pracownicza albo ZUS.
Każdego roku wszystkie instytucje oraz przedsiębiorstwa wytwarzają dużą liczbę papierowej dokumentacji. Dochodzi do tego mimo postępu cyfryzacji i coraz częstszego korzystania z elektronicznej dokumentacji. Konieczność tworzenia dokumentacji w formie papierowej, jest wynikiem obowiązujących przepisów. Z drugiej jednakże strony, papier jest sprawdzoną i starą metodą na przechowywanie wszelkich informacji. Właściwa archiwizacja dokumentacji, pozwala na długie zachowanie jej zdatności do użycia oraz czytelności pomimo upływu sporej ilości czasu.
Archiwizacja dokumentów – właściwe przechowywanie
Archiwizacja, powinna obejmować kilka najważniejszych kwestii:
- chronologię – dokumentacja powinna być układana chronologicznie,
- grupowanie – dokumenty muszą być dzielone na grupy, pod względem typu albo tematu dokumentu,
opisywanie oraz oznaczanie – każda spośród powstałych grup dokumentacji winna zostać jasno opisana, tak żeby ułatwiać jej przyporządkowanie do właściwej części naszego archiwum, jak i późniejsze jej znalezienie, - bezpieczeństwo – dokumenty powinno się przechowywać w bezpiecznej lokalizacji, do której dostęp będą mieć wyłącznie uprawnione do tego osoby.
Źródło: https://www.rhenus-data.pl/
