Aktualności

Niszczenie dokumentacji – jak przygotować dokumenty do zniszczenia?

Niszczenie dokumentacji wymaga odpowiedniego planu. W przeciwnym razie bardzo szybko pojawi się chaos, co zwiększy ryzyko, że utylizacji zostaną poddane nie te akta, co trzeba. Dziś przyglądamy się temu procesowi od strony przygotowania. Sprawdzamy m.in. w jaki sposób upewnić się, że zrealizowaliśmy wszystkie niezbędne kroki, przybliżające nas do zrealizowania tego zadania.

Niszczenie akt – przygotowanie krok po kroku

Musimy pamiętać, że utylizujemy jedynie te akta, które rzeczywiście się przedawniły, tzn. okres ich ważności minął. Aby mieć pewność, że jedynie taka dokumentacja zostanie zniszczona, należy zacząć od porządnej archiwizacji. Podczas tego procesu nie tylko porządkuje się akta, ale też nadaje się im określone terminy przechowywania.

Aby sprawnie przeprowadzić niszczenie dokumentacji z zewnętrznych usługodawcą należy:

  • zweryfikować, czy wybraliśmy prawidłowe akta;
  • zapakować dokumentację do pudeł archiwizacyjnych lub innych pojemników, oferowanych przez usługodawcę, zajmującego się utylizacją.

Niektóre podmioty wolą samodzielnie zapełnić pojemniki. Usługodawca pozostawia wtedy u klienta kontenery o odpowiedniej pojemności, a gdy się zapełnią, odbiera ładunek i by przeprowadzić niszczenie dokumentacji. Jeśli jednak zależy nam na tym, by od razu oczyścić nasze archiwa. Musimy zaplanować konkretne działania – mowa o opróżnieniu piwnic, szaf itp. Na szczęście nie musimy być z tym pozostawieni sami sobie.

Niszczenie dokumentów – co rzeczywiście musimy zrobić samodzielnie?

Współcześni usługodawcy starają się zaprojektować swoje usługi w taki sposób, żeby ich klienci w jak najmniejszym stopniu byli zaangażowani w cały proces. Większość firm docenia takie podejście. W ten sposób mają okazję oszczędzić czas i zająć się zadaniami, które naprawdę wymagają ich wkładu. Niszczenie dokumentacji nie ma bezpośredniego wpływu na to, czy powodzi się naszej firmie. Jest jednak czynnością, której nie powinno się zaniedbywać. Przekazanie działania profesjonalistom może całkowicie zdjąć z naszych barków ten problem.

Niektóre firmy oferujące niszczenie dokumentacji gwarantują pomoc już na etapie opróżniania archiwum. Pomagają więc wydobyć akta z szafek i regałów, a następnie zapakować je do pudeł. Dla części klientów ważne jest to, żeby być obecnym i obserwować niszczenie akt. Jeśli zaliczamy się do tej grupy, dobrze będzie skorzystać z oferty, umożliwiającej uczestnictwo przedstawiciela firmy w procesie utylizacji. Dla wielu dość ciekawą opcją może okazać się mobilne niszczenie dokumentów. Wariant ten pozwala na przeprowadzenie wstępnej utylizacji u klienta, a dokładnie w specjalnym aucie podstawionym pod jego siedzibą.

Jak widać to od nas zależy to, jak mocno zaangażowani będziemy w niszczenie dokumentacji. Rzetelni usługodawcy, tacy jak np. Ekoakta, działają w dość elastyczny sposób, starają się dopasować do indywidualnych potrzeb Klienta.

Join The Discussion