Każda firma musi zatroszczyć się o przechowywanie dokumentów. Nie ma znaczenia, w jakiej branży oraz na jaką skalę działa – ten obowiązek prawny spoczywa na wszystkich przedsiębiorstwach. Co warto wiedzieć o tej kwestii?
Przechowywanie dokumentów a RODO
Polskie prawo jasno określa terminy przetrzymywania. Dotyczy to przechowywania dokumentów pracowniczych, księgowych i innych dokumentów i akt. Dla każdego rodzaju dokumentacji ten okres jest inny, toteż przedsiębiorca, który chce działać zgodnie z obowiązującymi przepisami, musi doskonale orientować się w tych kwestiach. Spoczywają na nim również obowiązki wynikające z RODO.
W świetle tego europejskiego rozporządzenia przechowywanie dokumentów firmowych uznać można za przetwarzanie danych osobowych. Przedsiębiorca, jaki administrator tych danych, musi więc zapewnić im właściwą ochronę. Jeśli zaniedba ten obowiązek i na skutek nieprawidłowego przechowywania dokumentów w firmie nastąpi wyciek danych, będzie musiał liczyć się z wysokimi grzywnami.
Przechowywanie dokumentów w archiwum zewnętrznym
Wielu przedsiębiorców woli nie ryzykować i zrobić wszystko, co możliwe, żeby zadbać o bezpieczne przechowywanie dokumentów. Jednym ze sprawdzonych sposobów na ochronę przed wyciekiem informacji, jest powierzenie tego zadania profesjonalistom takim jak np. Proarchiv.
Usługodawcy działający w tej branży dbają o to, żeby:
- w pomieszczeniach, w których przechowuje się dokumentację pracowniczą i inne akta panowały optymalne warunki (temperatura i wilgotność)
- obiekt wyposażony był w szereg nowoczesnych barier logicznych i mechanicznych, które w pełni chronią akta przed nieuprawnionym dostępem
- klienci mieli bezproblemowy dostęp do swojej dokumentacji za pośrednictwem specjalnych platform
Przechowywanie akt poza firmą to nie tylko sposób na zwiększenie bezpieczeństwa; to też możliwość uniknięcia kosztownych inwestycji, jakie trzeba by było ponieść w celu zabezpieczenia własnego archiwum.
Źródło: https://proarchiv.pl/