Jesteś przedsiębiorcą i zastanawiasz się, czy wprowadzić do swojej firmy cyfryzację dokumentów? Być może zaciekawiła Cię kwestia digitalizacji dokumentacji i chcesz się dowiedzieć więcej na jej temat? Jeśli odpowiedziałeś twierdząco na przynajmniej jedno pytanie, koniecznie czytaj dalej.
Cyfryzacja obiegu dokumentów — czym jest?
Cyfryzacja dokumentów (zwana również digitalizacją dokumentów) to eliminacja z obiegu papierowej korespondencji danej firmy poprzez wprowadzenie jej do systemu elektronicznego. Cyfryzacja obiegu dokumentów polega na skanowaniu korespondencji pocztowej oraz dokumentów przy użyciu zaawansowanych urządzeń. Następnie otrzymane skany zostają umieszczone w repozytorium cyfrowym, np. w chmurze (w tym miejscu należy dodać, że dostęp do niego mają tylko upoważnione osoby).
Cyfryzacja dokumentów — zalety:
- oszczędność czasu pracowników
- szybsza obsługa Klientów
- ochrona informacji
- więcej przestrzeni w firmie
- zwrot kosztów inwestycji w niedługim czasie
- szybkie wyszukiwanie dokumentów
- uniknięcie ewentualnych kar za niepoprawne zarządzanie dokumentami
Cyfryzacja dokumentacji — czy można ją wykonać samodzielnie?
Do cyfryzacji kilku lub kilkudziesięciu stron dokumentów dziennie wystarczy skaner oraz komputer. Jednak w przypadku digitalizacji kilku lub kilkudziesięciu stron dokumentów w ciągu dnia samodzielna cyfryzacja dokumentacji nie jest wskazana. Dlaczego? Takie rozwiązanie nie dość, że jest bardzo czasochłonne, to jeszcze wymaga uporządkowania skanów i przekształcenia ich do postaci umożliwiającej edytowanie. Następnie pracownicy będą zobowiązani do zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów (zarówno tych w formie papierowej, jak i elektronicznej). Konieczne będzie tutaj zastosowanie kart dostępu, kluczy procedury cyfryzacji lub tokenów.
Będziesz zobowiązany do wydzielenia odpowiedniego miejsca na serwerownię. Oprócz tego pracownicy będą musieli uporać się z różnymi gramaturami oraz formami papieru skanowanych dokumentów. W przypadku skanowania ich dużej ilości firma będzie musiała zaopatrzyć się w wydajne skanery, które mają automatyczne podajniki umożliwiające przetworzenie kilkadziesiąt stron w ciągu minuty przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej rozdzielczości. Cały ten proces nie wydaje się prosty (i taki niestety nie jest).
Cyfryzacja dokumentów to prawdziwy must have na miarę XXI wieku. Pozwala, chociażby zaoszczędzić czas pracowników, którzy mogą przeznaczyć go na wykonywanie swoich obowiązków. To z kolei sprawi, że firma odnotuje lepsze wyniki. Jeśli jesteś zainteresowany profesjonalnym przeprowadzeniem cyfryzacji dokumentów, serdecznie zapraszamy do zapoznania się z ofertą firmy Subeo. Specjaliści dostosują cały proces do Twoich potrzeb przy jednoczesnym zachowaniu poufności. Przyznasz, że ta ostatnia kwestia jest szczególnie ważna, prawda?
