Myślisz, że przechowywanie dokumentów i akt nie skrywa przed tobą żadnych tajemnic? Sprawdź, czy dobrze pamiętasz wymagane okresy przechowywania, obowiązujące przedsiębiorcę.
Przechowywanie dokumentów i akt – jak długo dbać o dokumentację
Nie możemy samodzielnie ocenić, jak długo chcemy przechowywać określone akta w naszym archiwum. Dokładnie opisują to przepisy i to na podstawie tych informacji podejmujemy decyzję o tym, czy zutylizować akta, czy dalej troszczyć się np. o przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Przedsiębiorca musi pamiętać m.in. o następujących zasadach:
- Księgi podatkowe oraz dokumenty księgowe należy przechowywać do czasu, aż zobowiązanie podatkowe się przedawni. W praktyce oznacza to, że przez pięć lat przechowujemy np. rejestry VAT, dowody księgowe, ewidencje przebiegu pojazdów itp.
- Przez okres pięciu lat należy przechowywać dokumenty firmowe związane z ZUS.
- Przechowywanie dokumentów i akt kadrowych powinno trwać 10 lat od momentu zakończenia pracy pracownika (dotyczy to osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku).
Przechowywanie dokumentów firmowych – o jakie warunki należy zadbać?
Dokumentacja narażona jest na działanie wielu niesprzyjających czynników. W pewien sposób niszczycielskie może okazać się np. światło słoneczne. Nie należy zapominać także o takich kwestiach, jak np. wilgoć czy zagrożenie pożarem. Oczywiście współczesna technologia jest w stanie rozprawić się z takimi problemami. Niestety to może okazać się dość kosztowne.
Na uwagę zasługuje także kwestia ochrony danych. Przechowywanie dokumentów pracowniczych, księgowych i innych akt musi zostać zaplanowane tak, by zminimalizować ryzyko wycieku. Jak widać zorganizowanie całego przedsięwzięcia czasem może sprawiać sporo kłopotu, szczególnie jeśli nie dysponujemy odpowiednią infrastrukturą i wiedzą na temat aktualnych przepisów. Nierzadko to właśnie te sprawy motywują firmy do wyboru takiego rozwiązania jak usługi przechowywania dokumentów. W rzetelny sposób tym obowiązkiem zajmuje się m.in. przedsiębiorstwo ProArchiv.
